中山大学南方学院会计档案管理办法

来源：0     发布时间：2015-11-04 11:16:18      

第一章 总则

    第一条 为了加强学院会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》、财政部和国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)及其他相关规定，结合学院具体情况，制定本办法。

第二章 档案管理部门

     第二条 学院会计档案归档案室和学院财务主管部门共同管理。学院财务主管部门负责会计档案的立卷、归档、保管(移交档案室前)、查阅、协助销毁等工作，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防其毁损、散失和泄密。

     第三条 学院各部门负责人要重视会计档案管理工作，学院财务主管部门内部须指定专人负责会计档案的日常管理，明确会计档案管理岗位的职责，建立、健全会计档案的内部控制制度。要保证会计档案管理必要的经费和设施(包括必要的存放地点、存放设施)到位。

第三章 会计档案归档的范围

     第四条 学院会计档案是记录和反映学院经济业务的重要史料和证据，是学院全部档案的重要组成部分，反映了学院财务管理、会计活动的全过程。必须遵循其自然形成的规律，保持其有机联系，保证完整、准确、系统。会计档案具体包括：

    (一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

    (二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，辅助账簿，其他会计账簿。

    (三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，企业所得税汇算清缴报告，其他财务报告。

    (四)其他类：年度院内预算，银行存款余额调节表，银行对账单，会计科目和项目编码及使用说明，会计电算化处理授权登记或使用权限备案表，工资薪金发放清册，学生缴费清册，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。

    第五条 学院财务主管部门要建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序，健全各类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式和编报时间，保证会计档案的完整、及时、规范。

第四章 会计档案的整理与保管

    第六条 会计档案的编排

    (一)所有会计档案必须装订成册。

    (二)每月根据记账凭证的数量定期(最长不得超过一个月)及时进行整理，装订成册，防止记账凭证散乱和遗失。要求每册厚薄基本均匀，厚度以3公分为宜，装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。账簿装订的封口处，应加盖装订人印章，并装入会计档案盒，做到整齐美观。作为档案的记账凭证应按照规定的内容填制齐全，审核人员、复核人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名或盖章。

    (三)对装订成册的案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明、确切地反映卷内材料的内容和名称，注明所属会计年度，起止日期。内页按顺序逐一编号，封面须用钢笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔。并加盖部门公章和财务负责人或会计主管人员的签章。

    (四)对各类财务报告，应区分财务报告的性质按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖部门公章，财务负责人或会计主管人员签章及填报或者编制人的签章。

第七条 会计档案的保管

     (一)会计档案保管人员必须建立备查簿，用以记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。同时要做好会计档案的安全、防火、防盗、防霉、防蛀等工作，确保会计档案的安全和完整无缺。

    (二)为方便会计档案的查阅和利用，会计档案在会计年度终了后暂由学院财务主管部门保管3年。期满后的次年6月底前由会计档案管理员将应归档的会计档案编制移交清册一式二份送学院财务主管部门领导审核签字后，连同案卷集中向档案室办理移交手续，经档案部门负责人签字后，双方各持一份。

    (三)会计档案保管期限分为永久、定期两类(具体分类见附件2)，定期保管期限为2年、5年、15年、25年四类。会计档案的保管期限，从当年会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

第五章会计档案的查阅

    第八条 本院人员查阅会计档案，需经所在单位的经费部门负责人、学院财务部门负责人及财务总监同意，原则上只能查看所在单位负责的经费的会计档案；院外单位查阅会计档案，需有正式介绍信，经学院财务主管部门负责人及财务总监批准方可查阅。财务部门应当做好查借阅登记手续。会计档案不得随意借出。如有特殊需要，经学院财务主管部门负责人、财务总监、院长批准，办理登记手续后可以复制，查阅或者复制会计档案的人员严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

    第九条 已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案室的会计档案，确需拆封重新整理的，报学院财务主管部门负责人批准后，由学院财务主管部门派人监督办理；已移交给学院档案室保管的会计档案，原则上应保持原卷宗的封装，个别需要拆封重新整理的，档案室应当会同学院财务部门、监察审计部和经办人员共同拆封整理。

第六章 会计档案的销毁

    第十条 保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

    (一)由学院档案室会同财务主管部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

    (二)由档案室和学院财务主管部门负责人、分管财务和档案工作的院领导分别在销毁清册上签署意见。

    (三)销毁会计档案时，应当由档案部门、财务部门并会同监察审计部共同监销。

    (四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告分管院领导。

    第十一条 保管期满但尚未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管至未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

     第十二条 独立核算的二级非法人单位、独立法人单位参照本办法执行，或结合本单位具体情况制定相应的会计档案管理办法，报学院财务主管部门备案。独立核算的二级非法人单位、独立法人单位会计档案均应移交学院档案室。

     第十三条 本办法由学院财务主管部门负责解释。

     第十四条 本办法自发文之日起执行，以往有关规定与本办法相抵触的，以本办法为准。

    附件1

      《中山大学南方学院查、借阅会计档案审批表》

    附件2

    会计档案保管期限表

    一、会计凭证类

    1、原始凭证15年

    2、记帐凭证15年

    3、汇总凭证15年

    二、会计账簿类

    4、总帐15年包括日记总帐

    5、明细帐15年

    6、日记帐15年现金和银行存款日记帐保管25年

    7、固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年

    8、辅助帐簿15年

    三、财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告

    9、月、季度财务报告3年包括文字分析

    10、年度财务报告(决算)永久包括文字分析

    四、其他类

    11、会计移交清册15年

    12、会计档案保管清册永久

    13、会计档案销毁清册永久

    14、银行余额调节表5年

    15、银行对帐单5年

 

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